テレワークでも業務を円滑に進めるためのチェックリストを作成してみました。あくまで一例ですが、参考になれば幸いです。

ハードの貸し出し

□会社の仕事はノートPCでも可能だ

□会社支給のノートPCがあり、在宅勤務ができる

□会社支給のノートPCには業務が可能な最低限のソフトウェアが入っている

□会社支給のノートPCは、カメラとマイクが使用可能だ

□会社支給のスマートフォンがある

ネットワーク環境

□会社支給のスマートフォンはテザリングが可能で、通常の業務をするのに支障がない通信容量で契約されている。もしくは社員の自宅のインターネット環境が整っている。

会議への参加

□会社での利用が承認されているWeb会議システムがある

□Web会議システムの使い方が周知されている

仕事環境

□グループウェアやチャットなど、オンラインのコミュニケーション基盤がある

追加であるとよいもの

サイボウズの場合、上記に追加して

・在宅勤務用PC（オフィスで利用するPCとは別途支給）

・在宅勤務用モニター（オフィスで利用するモニターとは別途支給）

・プライバシーフィルター（覗き見対策）

・ノイズキャンセリングヘッドフォン

・Webカメラ

を希望者全員に支給しています。

なお、社員の私物PCはあまり業務には利用されていません。私物PCをセキュリティ基準を満たした上で業務で本格的に利用するには、ICカードリーダーの接続が必要になったりと、ハードルがやや高いため、現在は会社から支給したPCが使われることが多いです。

希望者には全員、会社からスマートフォンを支給しており、ネット環境がない社員でもテザリングで業務ができるようにしています。

自宅以外で仕事をする際は、公共のネットワークは安全性が低いこともあるため、会社支給スマートフォンでのテザリングを推奨しています。

①社内コミュニケーション：Garoon + kintone + メールワイズ（サイボウズのグループウェア）

社内の情報はグループウェア上でなるべくオープンにし、どこにいても社内の情報が追えるようになっています。

部署によって使っているツールは異なりますが、スケジュール共有はGaroon、メール共有はメールワイズ、顧客管理や社内FAQ、各種申請、プロジェクト管理など多くの情報共有はkintoneで行なっています。オンラインとオフラインの情報格差をなるべくなくすようにしています。

※サイボウズのグループウェアは、30日間無料で利用できますので、緊急の期間限定の共有場所としてもお使いいただけます。また、学校法人、官公庁などの公共団体、NPO法人や任意団体でのご利用には、特別のライセンスもご利用いただけます。詳しくは下記をご覧ください。

• サイボウズのクラウドサービスについて
• アカデミック / ガバメントライセンスについて（学校法人、官公庁などの公共団体向け）
• チーム応援ライセンスについて（NPO法人や任意団体向け）

②Web会議システム：Zoom

Web会議にはZoomを利用しています。画質・音質・安定性ともに高いため、社員も積極的に活用しており、最近では社内の打ち合わせだけではなく、社外の方との打ち合わせやWeb面接、オンラインセミナーにも活用しています。

③チャット：Zoom

急ぎの連絡は、Zoomのチャット機能を利用しています。

セキュリティ教育を受けてもらった上で、テレワークに必要な機材を支給し、 派遣社員の方や契約社員の方でもテレワークを実施できるようにしています。

業務内容や職種の都合上、自宅でできる業務が十分にない場合は、業務時間で自主的な勉強をしていただくようお願いし、普段できないインプットをしていただく機会にしています。　

2010年に在宅勤務制度を開始した当時、申請フローは以下の流れとなっており、在宅勤務ができる制限も月4回まで、在宅勤務終了時は成果を報告することを必須としていました。

①前日までに申請（勤務場所、勤務時間）

②上長承認

③在宅勤務実施

④在宅勤務終了後、勤務時間と業務内容（作成資料など含む）報告

⑤上司評価

しかし、「会社で働いているときに成果報告は求められないのに、なぜ在宅勤務のときだけ求められるのか」とモヤモヤする声もあり、在宅だからといった特別なルールはなくなっていきました。

試験導入中は「月4回まで」だった在宅勤務制度は、月4回を越えてもOKとなり、そのうち働き方として選択/宣言する制度になっていきました。

グループウェア上で常に情報共有をしていることもあり、現在は成果の報告は一律の方法ではなく、各チームでのやり方に任せ、当日申告で上司の了承のもとテレワークが可能になっています。

対面で話せるほうがスムーズな業務も一部ありますが、通常時からグループウェアを始めとしたクラウドサービス上での情報共有を中心に行うことで、テレワークをするときにも環境ができるだけ変わらないようにしています。

もちろん対面で話した方がいい場合もあるので、状況に応じて出社したり、Web会議システムを利用したりと、手段を組み合わせるようにしています。

様々ありますが、例えば下記の4点があります。

①心理的安全性を確保すること

メンバーの発言（書き込み）に対して「いいね！」などのリアクションや、コメントをきちんとすることを心がけたり、関連する情報を積極的にこちらからシェアしたりすることで、テレワークをしているメンバーがオンライン上で発言しやすくなり、スムーズなテレワークの実現につながります。

②テレワークを特別な人のものにしないこと

「一部の人だけOK」「理由がないとダメ」としてしまうと、利用する人も利用する必要が無い人も使いづらくなってしまいます。

③同期ツールと非同期ツールを用意すること

同じ時間を共有できるとき（＝同期）に便利なテレビ会議・チャットなどのツールと、時間がずれているとき（＝非同期）でも、情報を体系立てて追うことができるグループウェアなどのツールの両方を用意できると、コミュニケーションが取りやすくなります。

④監視をあまりしない

利用者自らが積極的に情報をシェアすることで相互作用が働き、強度な監視が不要になります。